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La conferenza stampa: perché è importante e come organizzarla

Realizzare e far recapitare gli inviti ai giornalisti, gestire il flusso di lavoro, dalla mailing list alla cartella stampa: quante volte vi è capitato di organizzare una conferenza stampa?
Organizzare una conferenza stampa è lavoro quotidiano per gli uffici stampa istituzionali e per chi si occupa di comunicazione. Il suo successo in termini di visibilità e rassegna stampa, tuttavia, non è affatto scontato.

conferenza stampa

Prima di tutto, dunque, bisogna riflettere sulla loro effettiva necessità: assolutamente da evitare sono le convocazioni dei giornalisti se la notizia in questione è pretestuosa o di poca rilevanza. Gli uffici stampa lo sanno bene che ai giornalisti non piace perdere tempo.
Un ricco buffet, un invito dai toni altisonanti, una location lussuosa non nasconderanno ai giornalisti il fatto di aver lasciato il loro carico di lavoro in redazione per una conferenza stampa inutile.
In secondo luogo, per organizzare un evento di successo destinato ai giornalisti, è molto utile valutare in quale settore si muove l’azienda e quali testate giornalistiche è opportuno invitare.
Mentre vi consigliamo di leggere l’interessante to-do-list di Alessandra Boiardi per non perdere di vista i pilastri della conferenza stampa perfetta, Trovagiornalisti ha stilato per voi un elenco di consigli da tenere a mente quando organizzerete la prossima conferenza stampa:

  1. Data e orario: in tarda mattinata nella maggior parte dei casi, ma anche all’ora dell’aperitivo o per cena in caso di eventi più orientati al leisure e turismo.
  2. Location: la sede deve essere sempre facile da raggiungere, ma potrà essere più o meno ricercata in relazione alla notizia da comunicare e in sintonia con l’immagine aziendale.
  3. Accoglienza e buffet: sempre ben accetti, ma attenzione anche qui nel fare la scelta giusta! Il buffet di una conferenza di un evento gastronomico è ben accetto; un po’ meno lo è il pranzo, che potrebbe essere inopportuno perché il giornalista spesso ha bisogno di tornare in redazione il prima possibile.
  4. Press kit: la cartella stampa deve rispettare alcune regole standard. Gadget, cadeau, regalini saranno graditi, a patto di essere accompagnati da comunicati stampa completi, esaustivi, con tutto quello che serve al giornalista per scrivere della vostra conferenza stampa.

giornalisti e management

Perciò, prima di organizzare la tua prossima conferenza stampa, fai attenzione a…

  1. Definire la data della conferenza in un periodo “caldo”.  Alcuni periodi dell’anno vedono un grande affollarsi di eventi per i giornalisti. Tenete traccia delle grandi fiere, festival e rassegne culturali, durante i quali le conferenze stampa sono sempre numerose. Se, da una parte, il giornalista è già fuori sede, può essere più disponibile a partecipare a più eventi. Potrebbe però anche succedere che la sua agenda si sovraccarichi di impegni, per cui pianificate per bene la vostra scelta.
  2. Invitare i giornalisti secondo mailing list improvvisate. Il database di riferimento per sapere a quali giornalisti mandare l’invito è decisivo. Una mailing list generalissima, compilata in modo grossolano, è l’errore più grave da evitare. L’invito va mandato ai giornalisti realmente interessati alla notizia; giornalisti che abitualmente scrivono di quell’argomento; testate del settore; quotidiani o periodici coinvolti per un motivo territoriale (per facilitare la ricerca esistono dei tool dedicati, come quello offerto da Trovagiornalisti).
    Da evitare sono anche gli inviti last minute, dovuti da una cattiva compilazione del database o perché si è scoperto troppo tardi di giornalisti potenzialmente interessati.
  3. Non trascurare il recall degli invitati. Anche il più puntuale e attento tra i giornalisti ha sempre bisogno di essere stimolato. Durante il recall, inoltre, l’addetto stampa potrà presentare il motivo della conferenza stampa nel modo più adatto, dimostrando al giornalista come e perché è possibile ricavare un articolo da quella notizia. E, perché no, rassicurare il giornalista sui tempi della conferenza stampa e rispondere alle domande che possono facilitarlo – per esempio come arrivare, oppure sulla possibilità di fare interviste mirate.
    Grazie al recall, soprattutto, l’addetto stampa capirà quanti giornalisti sono realmente interessati a partecipare alla conferenza stampa.
Senza il supporto dell'#ufficiostampa, spesso si rischia di trascurare il #recall dei #giornalisti Condividi il Tweet

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Published in Comunicazione Formazione