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Conferenze stampa: Come scegliere buone location

Sei sicuro di sapere tutto sulla scelta delle location per conferenze stampa? Sembra una task molto facile ma, in realtà, questa mansione nasconde qualche insidia.

Leggi anche: La conferenza stampa: perché è importante e come organizzarla.

Se stai organizzando una conferenza stampa istituzionale, per un ente pubblico o un’amministrazione locale, la scelta della sede è in apparenza più facile. 

Gli enti pubblici vantano spesso ottime location per conferenze stampa, in palazzi storici e nei centri cittadini.
I privati, le aziende e le PMI di solito si affidano ai centri congressi o alle sale riunioni di un grande albergo.

Nonostante questa differenza abbastanza netta, è meglio non fare confusione: che si tratti di enti pubblici o privati, individuare le opportune location per conferenze stampa è una faccenda delicata.

I professionisti della comunicazione sanno che i giornalisti sono ospiti di riguardo. Invitarli a una conferenza stampa significa sapere come accoglierli e come farli sentire a proprio agio.

 

Location per conferenze stampa: perché?

La sede della conferenza stampa è il biglietto da visita dell’azienda Condividi il Tweet

Per un giornalista, la differenza tra un’aula spoglia e buia e una sala meeting luminosa e comoda non è solo una questione pratica.

Lo sai che la location di una conferenza stampa influisce sull’immagine aziendale?

Prendendo in prestito un riferimento alla psicologia, diciamo che la sala conferenze ha, per il giornalista, l’effetto della “prima impressione” che ciascuno di noi ha su un interlocutore che vede la prima volta. Tutto quello che viene dopo l’ingresso del giornalista nella sala riunioni viene influenzato, nel giudizio, da quello che ha visto e percepito della location.  

 

Sede della conferenza e brand identity

La migliore location per la conferenza stampa deve rispecchiare il brand aziendale e ciò che si vuole comunicare.

Leggi anche: l’importanza della brand identity per l’ufficio stampa.

Per fare un esempio, scegliere il centro congressi di un hotel a cinque stelle segnala ai giornalisti invitati che l’azienda vuole dare un certo rilievo alla notizia da diffondere.

Attenzione, quindi, a organizzare la conferenza stampa tenendo presenti i dettagli che vi stiamo per rivelare…

 

La location: facile da raggiungere

Venue

Meglio se la sala congressi per conferenze stampa sia in centro città, o comunque facilmente raggiungibile anche con i mezzi pubblici.
Se ci  troviamo in provincia invece, meglio prediligere le aule riunioni che hanno un parcheggio comodo nelle vicinanze.

E se nessuna delle due possibilità è realizzabile?

Niente panico, c’è sempre una terza possibilità: perché non organizzare un servizio di transfer, con auto dedicate, pullman o voucher per il biglietto del treno? La motivazione è sempre la stessa: il giornalista partecipa alla conferenza stampa più facilmente e più volentieri se viene agevolato negli spostamenti.

 

La sala meeting: quanto deve essere grande?

Le dimensioni della location sono la preoccupazione maggiore degli uffici stampa. Una sala meeting troppo grande rispetto al numero di giornalisti partecipanti, risulterà sempre vuota nelle fotografie. Uno spazio piccolo, dove il pubblico è costretto a stare in piedi, potrebbe invece essere indice di una conferenza stampa di successo, ma sarà anche piuttosto scomodo per i partecipanti.
Per valutare la capacità della sala riunioni, l’ufficio stampa potrà fare una stima dei giornalisti che effettivamente saranno in sala.

 

Aula riunioni: tutto l’occorrente

L’accoglienza si fa anche con i dettagli: attenzione a non trascurarne nessuno!

Alcune indicazioni:

  • se la conferenza stampa è nel centro congressi di un grande hotel, la sala sarà ben indicata all’ingresso e con cartelli in corrispondenza di scale e ascensori;
  • una volta giunti presso la sala, il desk per gli accrediti stampa deve essere ben visibile;
  • la sala sarà dotata di tutto quello che serve per i discorsi dei relatori: schermo per diapositive e presentazioni, microfoni, ecc;
  • un guardaroba per giacche e cappotti;
  • carta e penna per scrivere, acqua ed eventuali gadget saranno ben graditi.

 

Conferenza stampa: i dettagli

Ultimi ma non meno importanti, i dettagli che meglio indicano una buona gestione di una conferenza stampa e che fareste meglio a non trascurare:

  • in una sala meeting di un albergo di lusso, i giornalisti si aspettano un lunch buffet di pari livello;
  • se la conferenza stampa si tiene nell’aula riunioni di un’amministrazione locale, in un ambiente adeguato ma essenziale, è possibile prevedere un aperitivo veloce;
  • l’audio della sala riunioni deve essere efficiente. Nessun giornalista ascolta volentieri uno speech di un relatore da un microfono difettoso o con volume troppo basso;
  • i collegamenti in rete per proiettare diapositive o presentazioni in Power Point devono essere veloci e senza intoppi;
  • un centro congressi con una buona rete Wi-fi è un vantaggio. Dare ai giornalisti la password della rete sarà un servizio gradito. I giornalisti potrebbero ricambiare con fotografie in tempo reale pubblicate su Twitter e su Facebook, con un buon ritorno d’immagine per l’azienda.

Published in Sviluppi