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Diffondere un comunicato stampa: quale strategia?

Come scrivere un buon comunicato stampa? E come diffondere un comunicato stampa con successo?


Non importa se sei un giovane pr o un esperto comunicatore d’impresa: indipendentemente dalla tua esperienza professionale nei media, queste domande sono al centro dei tuoi pensieri.
Per rispondere, io e te proviamo a fare un passo indietro. Prima di tutto: nel comunicato stampa c’è una notizia?

Al cliente che ti ha commissionato il progetto, hai già spiegato che cos’è un comunicato stampa. La nota per la stampa annuncia un contenuto “con preghiera di pubblicazione”: un fatto nuovo, interessante per la testata giornalistica e per i suoi lettori.

 

 

Diffondere un comunicato stampa – la prima regola

Il comunicato stampa deve avere una notizia. Se per accontentare l’azienda cliente o l’istituzione scrivi un testo autocelebrativo se non c’è una #news autentica, il #comunicatostampa non sarà pubblicato Condividi il Tweet

Se fai parte dell’ufficio pubbliche relazioni o dell’ufficio stampa interno all’azienda, ricorda che un comunicato stampa senza notizia non funziona.

 

Che cos’è una notizia?

Per il giornalista, la notizia è una storia emozionante da raccontare. È un fatto nuovo, un prodotto che cambierà le nostre abitudini, un personaggio che ha vissuto un’esperienza eccezionale, un evento che chiama a raccolta le persone.
Per il tuo committente, il contenuto del comunicato stampa ha un valore diverso: è un’informazione che, se divulgata, avrà un’influenza positiva sulla brand identity.
Sta a te, responsabile dell’ufficio stampa, far combaciare le due visioni.
Nel tuo comunicato la notizia, nel senso inteso dal giornalista, coincide con le informazioni che l’azienda vuole divulgare.

 

Come scrivere un comunicato stampa che i giornalisti apprezzano

17.2Come fare un comunicato stampa? Non è poi così diverso dalla stesura di un articolo. Rispetta la regola delle 5 w: who, what, when, where, why, usa la piramide rovesciata. La stampa online dice questo: il tuo messaggio andrà veicolato nelle prime 250 parole che vede il lettore.
La notizia sarà prima completa e concisa e, nei paragrafi successivi, avrà dettagli, dichiarazioni ufficiali, sviluppi vari. In calce al documento, avrai sempre i recapiti dell’ufficio stampa.

 

Come scrivere una press release che i giornalisti copiano

Alcuni giornalisti approfondiscono la notizia e la integrano con un lavoro d’inchiesta. Altri pubblicano un trafiletto di poche righe. Il comunicato stampa efficace è un testo dove si può fare “copia e incolla”: stile e registro linguistico saranno asciutti, con frasi facili da estrapolare per un lavoro redazionale veloce.

 

Come inviare una mail che i giornalisti leggono

Ora viene il bello: diffondere il comunicato stampa via mail. Hai già il database di contatti selezionati con cura, in base all’argomento?
I giornalisti hanno la posta elettronica traboccante di messaggi. Per rendere interessante il tuo invio, studia bene l’oggetto della mail: deve catturare l’attenzione, far intravedere la notizia e il taglio che interessa al giornalista.
Un consiglio: non esagerare con lo stampatello maiuscolo, non scrivere “urgente” quando non lo è. Sai anche tu di uffici stampa che divulgano, tutti i giorni, solo notizie “urgenti”?

 

Inviare comunicati stampa ai giornalisti

La formula più diffusa per inviare una press release è la seguente:
– un breve testo efficace nel corpo del messaggio;
– il comunicato allegato, in pdf o in word.
Inviare comunicati stampa nel corpo del messaggio: la lettura, a colpo d’occhio, è più veloce, ma per il giornalista è molto comodo salvare il file allegato in una cartella a parte.
Alcune media agency segnalano, nella mail, il link al sito web o alla cartella Dropbox da dove scaricare il materiale per la stampa. Questo metodo è utilissimo per press kit corposi e per le immagini ad alta definizione.

 

Quando inviare un comunicato stampa

17.3Tempestività. Una mail mandata in anticipo viene dimenticata; un messaggio tardivo viene cestinato. Mensili, quotidiani, settimanali e periodici hanno tempi redazionali molto diversi: rispetta le loro scadenze di pubblicazione.
Quando la notizia lo permette, una comunicazione progressiva è molto efficace: un Save the date, un’anteprima con alcune informazioni di base, il primo comunicato stampa, il link al press kit completo… Ripetere un messaggio, senza esagerare, aiuterà a far ricordare la tua notizia.

 

Diffondere un comunicato stampa on line: Nuovi metodi

Il comunicato può essere on line anche sul sito Internet dell’agenzia e nell’area stampa delle pagine web del committente. Una notizia breve, che anticipa l’informazione, può comparire anche su blog aziendale e pagina Facebook dell’ente. Ma attenzione: sui social non si pubblica il testo integrale del comunicato, che ha un’altra origine e altri canali.

 

Il comunicato è stato ricevuto?

Se fai ufficio stampa da anni, ti stai chiedendo se ha ancora senso fare il recall dopo l’invio dei comunicati. Chiamare il giornalista, accertarsi se ha ricevuto e visto il tuo messaggio suona old-style. Eppure, il recall è necessario. Verificare se i tuoi destinatari hanno letto la mail e che cosa ne pensano è un passaggio da non trascurare.

 

Contattare i giornalisti: canali alternativi

A volte un messaggio privato su Facebook è più efficace di una mail; un post sul blog aziendale o un articolo condiviso sui social aiutano a trovare contatti.
Su LinkedIn, Twitter, Google+ si trovano molti contenuti professionali. Facebook resta il social network più comune ma, se vuoi utilizzarlo per fare pr, studia i profili dei giornalisti che ti interessano. Verifica cosa postano sul loro profilo e quanto sono attivi: decidi con chi e quanto puoi permetterti di usare un canale informale.

 

Entrare in rassegna stampa

Sei giunto alla fine del progetto di comunicazione, stai completando la rassegna stampa. I giornali che menzionano la tua notizia sono tanti, complimenti! Il tuo successo è dovuto a tanti fattori:

  • Un database era accurato e coerente;
  • La tempistica era puntuale;
  • C’era una notizia ed era ben presentata;
  • I testi della cartella stampa erano chiari e ben scritti;
  • Immagini belle, nitide e delle giuste dimensioni per il destinatario;
  • Last but not least, l’addetto stampa che ha fatto i recall ha avuto una pazienza infinita.

Da comunicatore d’impresa, avrai già spiegato al committente che nessun giornalista era tenuto a pubblicare la notizia, per il solo fatto di avere ricevuto il press kit. Il giornalista ha scritto piuttosto per sé stesso e per la sua testata: il contenuto che gli hai mandato è stato lo spunto per una “buona storia”.

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Published in Formazione Sviluppi