Skip to content →

Quando inviare un comunicato stampa

Scegliere quando inviare un comunicato stampa è tra le attività più importanti in una media agency. Siamo sinceri: se l’ufficio stampa manda la press release per i giornalisti nei tempi sbagliati, l’efficacia del suo lavoro sarà compromessa. Anche la notizia più interessante, mandata troppo tardi o troppo presto, rischia di diventare un flop. Qual è, allora, il metodo giusto per non commettere errori?

Per sapere come inviare un comunicato stampa, il primo passo è analizzare la notizia che stiamo per diffondere.
Devi mandare un comunicato stampa di prodotto? Non sai come invitare i giornalisti a un evento culturale? Si tratta di una nota stampa aziendale, del comunicato stampa di una mostra, o del lancio di una nuova start up?

 

Quando inviare un comunicato stampa: il contesto

Gli altri interrogativi dipendono dal contesto: la notizia ha interesse locale o nazionale? È una notizia di attualità? I media ne hanno già parlato o hanno parlato di argomenti simili? Si tratta di un tema caro all’opinione pubblica?
Rispondere a queste domande permette all’ufficio stampa di avere un quadro chiaro della situazione. Ogni notizia ha un impatto diverso sui giornali. Ad esempio: un’azienda coinvolta in un caso di epic fail, uno scandalo già diffuso sui media ha bisogno di una comunicazione tempestiva. Un press kit adatto ad inchieste e articoli di approfondimento, invece, deve essere inviato con un certo anticipo.

Quando inviare un comunicato stampa: la regola

La regola numero uno per premere “invio” è rispettare giorno e orario di invio dei comunicati stampa. Sapevi che ogni testata, su carta o su web, ha le sue scadenze? Riunione di redazione, assegnazione delle notizie, stesura degli articoli, impaginazione e correzione, pubblicazione. Quindi, se l’organizzazione di un giornale on line ha tempi molto veloci, diverse sono le tempistiche di un periodico o un quotidiano su carta. Tenetele presenti tutte e due.

Il database dei giornalisti: il punto di partenza

23.2
Per capire come e quando mandare la nota stampa, i tuoi riferimenti saranno gli indirizzi email per comunicato stampa. Il miglior database possibile comprende: casella di posta elettronica, numero di telefono, testata, periodicità, interessi particolari. Se il tuo elenco non è ben profilato, nemmeno le scadenze di cui abbiamo appena parlato saranno abbastanza.
Ricorda che quotidiani, settimanali, quindicinali, mensili, bimestrali e periodici hanno tempi diversi per esaminare le notizie, commissionarle ai collaboratori, riceverle in redazione, impaginarle.
La stampa digitale ha accelerato di molto i tempi, anche dei giornali cartacei, ma se non sai quando inviare un comunicato stampa il metodo migliore è una telefonata in redazione “quando chiudete il numero? Entro quando volete ricevere il materiale per la stampa?”.

Il database: volti dietro ai nomi

Il patrimonio più prezioso degli uffici stampa sta nel database dei giornalisti. Più informazioni hai sui destinatari dei tuoi messaggi, meglio puoi identificare la strategia giusta. Conosci un giornalista di tecnologia, che nel tempo libero, però, scrive per una rivista di idee regalo? Mandagli una notizia pertinente a questi due ambiti.
Se il database è accurato, la tua esperienza farà il resto. Il giornalista XY è un collaboratore freelance? Sai allora che è sempre alla ricerca di buone storie da raccontare, ma la sua proposta andrà vagliata dalla redazione. Il giornalista YX è invece responsabile di una rubrica? Ha voce in capitolo nel suo settore e ha un buon grado di autonomia decisionale, ma è più difficile da raggiungere…

Gli errori più frequenti degli uffici stampa

  • Mandare il comunicato stampa al direttore di testata e solo a lui.
    Il direttore ha spesso una visuale di lungo termine che può mancare al collaboratore. È anche la persona che ha potere decisionale, ma ha la mail satura di messaggi e non riesce a leggerli tutti.
  • inviare il materiale a giornalisti che si conoscono di persona, ma che si occupano d’altro.
    Se devi divulgare una mostra d’arte, i destinatari del comunicato sono i giornalisti che scrivono di mostre d’arte. Se hai una conoscenza importante in un giornale di grido, puoi chiederle, a titolo di favore, che ti segnali dei contatti potenzialmente interessati. Non penserai che un giornalista specializzato in economia prenda in considerazione il tuo comunicato relativo a un evento?
  • Avere un database non aggiornato.
    Nel mondo dell’informazione c’è molto turn over. Cambiano i collaboratori, cambiano spesso anche i redattori. Il database va verificato. E costantemente aggiornato.

In questo interessante testo in inglese trovi le opinioni di alcuni giornalisti: https://www.forbes.com/sites/robertwynne/2014/02/24/what-journalists-really-think-of-your-press-release/#3d14189e8e11

Il lavoro di ufficio stampa: i tool giusti

23.3
Fiuto per la notizia, sensibilità, esperienza nel mondo della comunicazione rendono unico il tuo curriculum di addetto stampa. Per quanto riguarda la gestione dei dati, però, tool e applicazioni ti aiuteranno ad accelerare il lavoro. Se scegli un database precompilato, avrai il vantaggio di risparmiare tempo, che potrai dedicare ai recall e ad attività più strategiche, come organizzare le interviste e preparare i contenuti della conferenza stampa. Per esempio, clicca qui per scoprire come funziona Trovagiornalisti e come può aiutarti ad ottimizzare il tuo lavoro con efficacia.
Anche la gestione automatizzata delle mail ti solleverà da un buon carico di lavoro. I tool per mandare i comunicati stampa restituiscono un rendiconto: saprai se il giornalista ha aperto la mail e quando l’ha letta. Capirai così, per il futuro, quando mandare il comunicato stampa in modo sempre più efficace.

 

Abbiamo dimenticato qualcosa? Scrivici, siamo curiosi di sapere la tua opinione!

Published in Comunicazione Formazione Sviluppi