Come non scrivere un comunicato stampa

Oggi vogliamo suggerirti come non scrivere un comunicato stampa. Ti sembra strano? Questo post nasce da anni di esperienza in uffici stampa, agenzie di comunicazione e redazioni dei giornali. Abbiamo raccolto opinioni di giornalisti e colleghi, abbiamo esteso la nostra riflessione documentandoci su blog e siti d’opinione; soprattutto, abbiamo ascoltato gossip e voci di corridoio. Non abbiamo la pretesa di essere esaustivi, ma sì, ci siamo fatti un’idea abbastanza precisa di come non scrivere un comunicato stampa.

 

 

 

Quali sono gli errori da evitare per scrivere un comunicato efficace?

 

Ricordiamo che cos’è un comunicato stampa. “Press release, press kit, nota per i giornalisti, materiale per la stampa”: questi termini indicano i documenti che si mandano alle redazioni dei giornali. Nella struttura di un comunicato stampa, alla base, non deve mai mancare la notizia: il lancio di un prodotto nuovo, un evento culturale, un fatto di interesse pubblico.

 

Qual è il primo ostacolo da superare per farsi leggere dai giornalisti?

 

Le email che arrivano alle redazioni sono tante, decisamente troppe. I giornalisti non fanno in tempo a leggerle tutte. Perché il tuo messaggio non venga trascurato è importante che abbia un contenuto chiaro e interessante. Ricorda: i giornalisti non hanno tempo da perdere.

 

Come non scrivere un comunicato stampa: i contenuti

 

Se vuoi scrivere una mail che venga cestinata, fai così: scrivi un titolo dal tono enfatico, lungo e poco chiaro. Ripeti lo stesso titolo, senza ulteriori spiegazioni, nell’oggetto del messaggio e nel corpo della mail. Cestino assicurato!
Molti comunicati risultano confusi anche nei paragrafi successivi. La notizia c’è, ma è “immersa” in un tergiversare di affermazioni che deviano l’attenzione di chi legge. Dove sta il problema? Il testo non è centrato: come in una fotografia fuori fuoco, il fatto più importante non viene presentato subito e non gli viene data la giusta attenzione.

Se vuoi farti leggere, annuncia la notizia nel titolo, nel sommario e nel primo capoverso. Chi legge deve capire subito di che cosa si tratta. Rispetta la regola delle 5 w e scrivi nel primo paragrafo tutto quello che c’è da sapere.

 

Errori nei testi: refusi, sintassi e grammatica

Evitate i refusi, dedicati a un’attenta revisione delle bozze prima di premere “invio”. Attenzione a non sbagliare le date di un evento, i nomi dei partecipanti, indirizzi e recapiti: il vostro comunicato potrebbe risultare particolarmente antipatico.
Un altro problema diffuso è la scorrevolezza del testo: periodi lunghi, una sintassi di ispirazione letteraria, non adatta ad articoli di giornale, rendono difficile la comprensione.
Privilegiare la leggibilità, oggi, è ancora più importante per la regola del “mobile first”. Molti giornalisti leggono la posta dallo smartphone: forse apriranno l’allegato più tardi, forse daranno uno sguardo solo al corpo del messaggio, ma in alcuni casi dovranno leggere il comunicato sul monitor di un tablet o di un telefono.

Maiuscole e tono di voce

 

Abbondare in maiuscole e termini enfatici non darà più importanza al tuo contenuto. In azienda e negli enti pubblici parli di Circolari, Delibere, Direttori Generali, Ufficio Tecnico. Nelle press release per i giornalisti, usa le maiuscole solo dove è necessario: con le iniziali dei nomi propri. Lo stesso vale per neretti, aggettivi, avverbi.

 

Non è una pubblicità

 

Il prodotto che stai presentando è il migliore. Spiega al giornalista perché: scrivi fatti, caratteristiche tecniche, elementi di confronto con la concorrenza. Il comunicato stampa non usa toni promozionali gratuiti, la press release non è un volantino pubblicitario. Il documento, se scritto in modo asciutto e concreto, farà emergere la novità del prodotto in modo naturale.

 

Il virgolettato del direttore

Buona prassi è inserire una dichiarazione del presidente o dell’amministratore delegato. L’errore è scrivere un virgolettato con un testo “vuoto”, una frase di circostanza, che non dà contenuto aggiuntivo e non serve al giornale.

Esempio di virgolettato poco utile:
“Il nuovo prodotto X è il migliore, sono davvero felice di presentarlo al mercato”.

Esempio di virgolettato efficace:
“Con il nuovo prodotto X abbiamo deciso di rivolgerci al segmento di mercato Y. I primi risultati delle prevendite confermano le nostre previsioni”.

 

Comunicato stampa di prodotto: i tecnicismi

 

Spesso il linguaggio tecnico/specialistico è richiesto in un comunicato stampa indirizzato a riviste di settore. È giusto, però, trovare il giusto equilibrio tra descrizione dettagliata e tono divulgativo. Se, invece, la nota è destinata a quotidiani e riviste destinate al largo pubblico, i tecnicismi sono da evitare. Vale anche per i termini stranieri: quando è possibile, traduci.
Un esempio di armonia tra linguaggio tecnico e divulgativo si trova nella sala stampa Assinform.

 

Comunicato stampa per il web: metti la parola chiave

 

Il comunicato tradizionale oggi si affianca a una nuova versione: il comunicato stampa per il web. Se molte delle riviste a cui ti rivolgi sono giornali on line, scrivere un testo Seo-oriented è una buona strategia. Attenzione: il Seo copywriting deve essere sempre integrato con la regola della piramide rovesciata e delle 5 w.

 

 

Testi troppo lunghi o troppo corti

 

Per sapere come non scrivere un comunicato stampa, controlla la sua lunghezza. Un testo brevissimo rischia di essere incompleto; un testo troppo lungo, di 2 o 3 pagine, non sarà letto per intero.
Per trovare la misura, pensa alla notizia che stai trattando. Se scrivi di un evento culturale in anteprima assoluta, di un personaggio molto conosciuto, con una critica autorevole, puoi concederti un comunicato stampa lungo, reso leggibile dalla suddivisione in paragrafi. La presentazione di una notizia di minore importanza sarà breve, magari corredata da immagini suggestive.

 

Il profilo aziendale

 

Dopo aver presentato la notizia, in un comunicato che si rispetti è buona norma inserire una breve presentazione dell’azienda, dell’ente o una biografia del personaggio citato. Questo contenuto è molto utile, ma deve essere breve e contenere le informazioni essenziali. Approfondimenti troppo lunghi appesantiscono la lettura e non aiutano il giornalista nel lavoro di sintesi.

 

Come non scrivere un comunicato stampa: i contatti.

 

Sembra incredibile, ma a volte circolano comunicati stampa senza recapiti in calce. Questo è davvero il modo per assicurarsi che il documento finisca nel cestino.
I riferimenti più completi in fondo al testo comprendono: telefoni e indirizzi di posta dell’ufficio stampa, per il giornalista, recapiti utili per le informazioni al pubblico.

 

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