Ufficio stampa: coltivare online le relazioni con i giornalisti

Un buon ufficio stampa sa che coltivare le relazioni con i giornalisti è la sua priorità. Mandare comunicati stampa non è il solo impegno: una mail di auguri, un commento su Facebook, un post su Twitter con il link a una notizia utile: tutto aiuta a mantenere costante il rapporto con i propri contatti.
Gestire on line le relazioni con i giornalisti è diventato un compito quotidiano. In questo post, ti daremo spunti di riflessione su come fare media relations tramite il web.

 

Dove sono finite le strette di mano?

Comunicatori ed esperti di relazioni pubbliche ti hanno detto: le migliori relazioni con i giornalisti nascono di persona. Verissimo: non c’è niente di meglio che conoscere il responsabile di testata, guardarlo negli occhi, magari sedersi a tavola con lui. Le vecchie abitudini dei comunicatori tradizionali sono ottime. Pensaci bene, però: quanti giornalisti riesci a conoscere con questo metodo? Sono sufficienti per il tuo progetto di comunicazione?

I giornalisti non escono dalle redazioni

 Ora, dai uno sguardo alla situazione dei giornali oggi. Freelance e collaboratori girano come trottole tra conferenze stampa e press tour. Chi lavora in redazione ha, spesso, troppo lavoro per alzarsi dalla sedia. Fiere internazionali e saloni sono la cartina al tornasole per comprendere com’è cambiato il mondo dell’informazione: personale sottodimensionato e troppi eventi da seguire. Internet e la disponibilità on line di notizie e comunicati stampa hanno fatto il resto.
Se organizzi conferenze stampa, sai bene quanto è difficile persuadere i giornalisti a uscire dalle redazioni. Inoltre, quanti di loro si negano al telefono, attivando la casella vocale?

Scegli i contatti on line

Di fatto, l’ufficio stampa lavora su più fronti: gestisce parte delle relazioni con i giornalisti di persona, ma utilizza poi altri canali di comunicazione: dalla mail al messaggio su Linkedin. Anche il lavoro per creare il database di indirizzi mail avviene tramite il web. Tool e applicazioni dedicate permettono all’agenzia di comunicazione di trovare nuovi contatti e selezionare le mailing list più pertinenti per ciascun comunicato stampa.

Crea un database per ufficio stampa

La lista dei giornalisti del tuo piano di comunicazione sarà composita: comprende professionisti che conosci di persona e nomi provenienti da banche dati.

Come puoi gestire le relazioni con i giornalisti che non hai mai visto? Qui entrano in gioco le tue competenze di digital pr. In una felice combinazione di vecchi e nuovi canali, dovrai lavorare lentamente, passo dopo passo, per costruire un rapporto di fiducia che duri nel tempo.

Manda il comunicato stampa

Quando mandi una press release a un giornalista che ti conosce, hai già la strada spianata. Il destinatario sa di che cosa ti occupi e, con buona probabilità, aprirà e leggerà il tuo messaggio con interesse. Quando invii un comunicato stampa a un indirizzo nuovo, il primo impatto potrebbe essere diverso. Dopo aver scelto con cura oggetto del messaggio, titolo del comunicato stampa e corpo del testo, ricorda: verifica che il destinatario sia davvero interessato alla notizia. Una mail di conferma, una telefonata, un messaggio diretto e personalizzato ti servirà a capire. Chiedi pure, con garbo ma non in modo chiaro:
“Vuoi ricevere comunicati stampa su questo argomento? Scrivi o scriverai di questo in futuro?”

Se il tuo interlocutore dovesse risponderti di no, rispetta la sua risposta. Non c’è niente di peggio che un comunicato sgradito.

Conosci i giornalisti tramite i social

Per coltivare on line le relazioni con giornalisti, hai tante altre strade oltre alla posta elettronica. Alcuni esempi:

•  consulta il profilo Linkedin del professionista e chiedi un collegamento;
• cercalo su Twitter e inizia a seguirlo;
• prova a chiederne l’amicizia su Facebook;
• considera altri canali come Google Plus, Telegram, Pinterest o Instragram.

Prima di tutto, ti consigliamo di osservare i profili dei tuoi contatti senza interagire o commentare subito. Quando conosci da poco una persona, il primo passo è comprendere chi è, qual è il suo background e soprattutto come utilizza i social network. Se vedi che li usa solo per comunicazioni dirette e personali, sappi che potrebbe non gradire un’intromissione da parte di un addetto stampa. Se il giornalista fa personal branding su se stesso tramite i social, se posta i suoi articoli, se scrive di argomenti professionali, puoi usare i canali on line per comunicare con lui in modo proattivo.

Pubbliche relazioni digitali

Fare ufficio stampa e fare media relation sui social media sono due attività diverse e complementari. Mentre mandi il comunicato stampa via mail, puoi gestire una o più pagine social postando testi e immagini relativi alla tua notizia. Puoi pubblicare un estratto del comunicato su un blog dedicato e scegliere la forma del diario on line per sviluppare una comunicazione parallela: per esempio, pubblicando il backstage di una conferenza stampa, usando un tono di voce più diretto e familiare per destare curiosità nei lettori.

Si fa ufficio stampa sui social network?

Attenzione però: quando scegli di coltivare on line le reazioni con i giornalisti, rispetta la netiquette e non comunicare in modo aggressivo.
Ad esempio, sarai tentato nel chiedere con un messaggio privato su Facebook a un giornalista se parteciperà alla conferenza stampa: ricorda, però, che il canale giusto per mandare un comunicato stampa è sempre la mail.
Molti utenti dei social network accettano tutte le richieste di amicizia, in modo indiscriminato: non approfittare di questa abitudine per inserirti in modo invadente. Anche se fai pubbliche relazioni on line, la regola è sempre la stessa: il giornalista leggerà il messaggio solo se è interessato alla tua notizia.

Le relazioni con i giornalisti on line funzionano

Hai intrapreso un progetto di comunicazione affiancando canali off line e online. Hai scelto tool specifici per creare il tuo database, integrandolo con le tue conoscenze personali. Hai verificato ogni contatto grazie al primo invio di comunicati stampa, tramite i recall e controlli incrociati. Hai coltivato on line le relazioni con i giornalisti: questo ti ha permesso di conoscere meglio i loro interessi, le loro abitudini quotidiane e il loro modo di lavorare. Con alcuni, si è instaurato un rapporto di fiducia che comincia a dare i suoi risultati. A volte, saranno loro stessi a chiamarti, per chiederti un comunicato stampa: vista la tua presenza on line, si ricordano bene di te, sanno quando e come puoi aiutarli per un articolo.
Alla fine dell’anno, la rassegna stampa per il cliente mostrerà che il tuo modo di gestire le relazioni con i giornalisti è stato efficace. Integrare on line e offline è stata una scelta strategica che, in futuro, non vorrai più abbandonare.