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Educational tour: come si organizza


Come organizzare un educational tour per i giornalisti?
Che cosa non deve mancare per il successo di un viaggio stampa? Se stai organizzando un press trip, questo post è dedicato a te.

Gestire un educational richiede competenze trasversali: è l’essenza delle relazioni pubbliche. Bisogna saper fare bene ufficio stampa, avere un database giornalisti di contatti ben profilati. Un pizzico di psicologia sarà molto utile, per coltivare doti di relazione e l’esperienza nel gestire i gruppi. Cominciamo dall’inizio.

Che cos’è un educational tour

Lo chiamano in molti modi: viaggio stampa, eductour. Educational tour è un itinerario, di uno o più giorni, rivolto a giornalisti, blogger e influencer. Gli invitati sono ospiti dell’azienda o dell’ente che organizza il viaggio. Visite guidate, incontri sul territorio, interviste aiutano i giornalisti ad avere un’esperienza diretta di un luogo o di un prodotto. Si possono fare viaggi stampa su tutto:

  • per promuovere una destinazione turistica
  • in occasione di una mostra o un evento culturale in una città decentrata
  • per visitare un’azienda o una novità di prodotto.

Decidere la data di un viaggio stampa

Agenzia di comunicazione e committente decidono insieme la data dell’evento. L’azienda fa le sue proposte; l’ufficio stampa le mette a confronto con le esigenze dei media. Spesso i periodi più opportuni per i press tour coincidono con altre date importanti per i giornalisti: fiere, eventi stagionali, conferenze stampa.
Per scegliere la data di un educational bisogna tener presente molte variabili, non ultima, le scadenze delle redazioni. Se desideri, in rassegna stampa, articoli sul tuo prodotto pubblicati in aprile, organizza il viaggio con i giornalisti specializzati almeno a febbraio o marzo.

Eductour: scegliere gli invitati

Gestire un press trip è un po’ come organizzare una conferenza stampa: devi avere chiaro in mente quali giornalisti invitare. Seleziona dal database giornalisti le persone che più sarebbero disponibili a partecipare e a scrivere della tua notizia.
Mai come in questo caso è importante che gli inviti siano mirati. Ripetiamo: se hai un elenco di giornalisti raffazzonato, se non lavori con cura alla profilazione dei tuoi contatti, il tuo educational tour sarà inefficace.

Un buon metodo per gestire gli inviti è questo:

  1. stabilisci con il cliente un tetto di partecipazioni
  2. studia il database, estrapola un numero di contatti leggermente superiore al tetto
  3. manda gli inviti per tempo, lavora con cura ai recall e alle conferme.

Che cosa non fare quando inviti i giornali

Una buona agenzia di relazioni pubbliche, che opera in anticipo sul progetto, riesce ad assicurare senza problemi il numero previsto di adesioni.
Ricorda che cosa non deve succedere quando chiami i giornali:

  • mandare l’invito troppo tardi e lasciare al giornalista poco tempo per decidere
  • mandare un invito poco chiaro, senza scadenze e riferimenti precisi sul come e dove
  • non rispondere per tempo al giornalista che ha dato la sua adesione
  • non rispondere in modo chiaro su modalità di rimborso per porzioni di viaggio a spese proprie
  • mandare un invito e poi negare il viaggio stampa, perché nel frattempo si è raggiunto il tetto massimo dei partecipanti.

Hai sorriso leggendo la lista? Eppure, molte testimonianze confermano che questi errori nella gestione di un viaggio stampa sono frequenti.
Ricorda: i giornalisti sanno essere molto critici e soprattutto parlano tra di loro. Evita pettegolezzi negativi sull’organizzazione del viaggio stampa!

Che cosa segnalare quando organizzi un viaggio stampa

I giornalisti che avrai ospiti, spesso per più giorni, si affidano a te per ogni momento della giornata. Scrivi con chiarezza che cosa devono aspettarsi dall’educational tour. Precisa:

  1. il programma del viaggio
  2. che cosa è previsto e che cosa non è previsto (per esempio l’adesione entro una certa data, o la presenza di tempi free per i giornalisti)
  3.  la presenza di personaggi importanti per il settore.

Ricorda di preparare una cartella stampa completa e chiedi agli invitati altri dettagli importanti, come ad esempio eventuali intolleranze alimentari. Leggi i consigli sui dettagli organizzativi del viaggio.

Viaggi stampa o blog tour?

Gli educational tour erano un’abitudine consolidata tra i comunicatori prima che nascessero web e social media. Oggi ai giornalisti si affiancano spesso blogger e influencer: figure complementari, con storie ed esigenze diverse.
Molte agenzie, non a caso, differenziano le due tipologie di destinatari organizzando blog tour per i blogger e viaggi stampa per i giornalisti. Se scegli di invitarli entrambi allo stesso evento, studia con attenzione il profilo dei singoli professionisti.

Un po’ di psicologia

Se hai già organizzato viaggi stampa, sai quanto è importante gestire bene la relazione con gli ospiti. Presta attenzione alle loro esigenze che, nel caso di tour di più giorni, sono di tipo professionale e personale.
Devi essere in grado di gestire un gruppo, rispettando gli interessi di ciascuno e senza troppe deroghe al programma. Molti uffici stampa prevedono alcuni intervalli di “uscita libera”: sono degli spazi di privacy, che permettono al giornalista un po’ di autonomia nel corso della giornata.

Per il buon esito del viaggio e per la soddisfazione dei partecipanti, cerca di non tradire le aspettative: questo succede, ad esempio, se la comunicazione prima del viaggio è stata ambiziosa o se il tour, nella pratica, ha rivelato lacune organizzative.

Articolo dopo il press tour

I giornalisti che partecipano al viaggio stampa, quasi sempre, pubblicheranno un articolo approfondito sulla tua notizia. Questa prassi, diffusa, non deve farti dimenticare che il giornalista è sempre libero di scegliere che cosa scrivere e come scriverlo. Fare pressioni sul giornalista è inutile: soprattutto se hai organizzato male il viaggio e se l’ospitalità non è stata accurata.

Fai il tuo dovere di pr:

  • offri al giornalista tutte le informazioni che desidera
  • fai in modo che il viaggio sia piacevole
  • portalo a visitare luoghi davvero degni di nota, in altre parole fai di tutto per dare al giornalista spunti per scrivere.

Se avrai organizzato con cura il tuo educational, i risultati non mancheranno.

Published in Formazione