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Mailing list giornalisti: 5 consigli per mandare i comunicati stampa


Mailing list giornalisti: qual è il metodo migliore per assicurare al tuo comunicato stampa un invio veloce?
Quando, da comunicatore, ti trovi di fronte a picchi di lavoro e, al tempo stesso, devi ottimizzare le risorse dell’ufficio stampa, hai due priorità: avere un portafoglio di contatti validi e sapere come inviare i messaggi in modo efficiente.

Nel quotidiano, la gestione di un progetto di comunicazione funziona così: hai poco tempo, molti comunicati stampa da seguire, un ristretto numero di collaboratori a cui affidarti. Anche se lavori da libero professionista e segui, singolarmente, un’attività di ufficio stampa, devi avere liste di invio efficaci.
Di seguito trovi 5 consigli per capire come creare mailing list.

Mailing list giornalisti: scegli il database

Crea una lista contatti in linea con la notizia del tuo comunicato stampa. Un buon metodo è lavorare su un database giornalisti: un elenco di nominativi che ha il vantaggio di darti, in tempi veloci, un numero molto alto di indirizzi di posta elettronica. Attenzione, non sto parlando di affidarti ad agenzie di stampa on line: soprattutto, non inviare press releases in modo indiscriminato.
Quello che ti serve è un portafoglio di contatti ordinati e organizzati secondo un criterio coerente: hai bisogno di una piattaforma avanzata, non di indirizzi recuperati in modo casuale.
Scegli una fonte autorevole e non comprare pacchetti di indirizzi da fonti non affidabili: i tuoi messaggi potrebbero essere penalizzati dai filtri antispam.

Seleziona i destinatari in sottocartelle

Pensa a come pianificare le mailing list giornalisti prima del giorno destinato all’invio del comunicato. Raggruppa gli indirizzi in base a una strategia, in modo da rendere più efficiente la spedizione. Personalizza gli elenchi in misura del tuo obiettivo. Alcuni esempi:

  • dividi le liste di invio in testate quotidiane, settimanali, quindicinali e mensili, perché hanno scadenze redazionali diverse;
  • raggruppa i tuoi contatti migliori o i giornali più importanti, che desideri pubblichino la tua notizia;
  • aggiungi un sottoinsieme nell’elenco per fare databuilding, inserendo via via i nominativi nuovi;
  • raggruppa i giornali che pubblicano sul web, che spesso hanno tempi più rapidi.

Verifica i tuoi contatti

Il tuo database giornalisti è a prova di errore? È aggiornato in base alle regole del Gdpr? Molti uffici stampa dedicano parte del lavoro, più volte durante l’anno, a un controllo periodico dei contatti. Indirizzi digitati male, nominativi di giornalisti che nel frattempo hanno cambiato testata, caselle di posta non più attive sono solo alcuni dei problemi che si verificano quando la tua lista contatti non è stata aggiornata.
Fai attenzione anche alle caselle di posta elettronica individuate con canali non ufficiali, senza aver chiesto il consenso del destinatario e senza aver controllato gli ambiti di interesse del giornalista.
Prima del giorno dedicato all’invio del comunicato stampa, monitora le tue liste: per esempio con messaggi preliminari, come un Save the Date o una comunicazione di servizio.

Pianifica l’invio del comunicato stampa

Una buona organizzazione dei tempi di invio renderà più efficienti le mailing list giornalisti. Se hai organizzato una conferenza stampa, ad esempio, manderai il comunicato stampa subito dopo la presentazione. Sai bene che, nel caso di quotidiani, agenzie di stampa e giornali web, l’orario degli invii risulta decisivo. Un comunicato stampa inviato troppo tardi è, a volte, una notizia che non viene pubblicata.

Per gestire i tempi di invio di un comunicato e per non perdere occasioni preziose, è importante che tu abbia un metodo. Procedi secondo gruppi di destinatari già selezionati, utilizza al meglio la tecnologia che hai a disposizione. Ti sarà capitato di creare mailing list da Gmail o addirittura mandare dei comunicati stampa con indirizzi digitati a mano: questa, però, non è la via più veloce!

Manda comunicati stampa da mailing list on line

Il luogo migliore per inviare un comunicato è il tuo ufficio. Se sei lontano dalla tua scrivania e devi lanciare una nota stampa urgente, contare su un collaboratore con una postazione fissa è il modo più semplice. Che succede se, invece, ti trovi da solo, a dover mandare un comunicato stampa, e non sei in ufficio? Un tablet ti basterà, se le tue mailing list giornalisti sono accessibili da una piattaforma on line specifica.

Il lavoro di ufficio stampa non si esaurisce nel mero invio di comunicati. Dietro al successo di un progetto di comunicazione ci sono una strategia, obiettivi condivisi con il cliente, una buona notizia da divulgare. È importante aver scritto un buon comunicato stampa e sono decisive le tue competenze in pubbliche relazioni.
Per questo, tutto quello che può essere automatizzato, ottimizzando tempi e risorse, è utilissimo perché ti libera del tempo per attività strategiche. Una buona gestione delle mailing list giornalisti ti permette di controllare lo stato della spedizione, monitorando a chi è arrivato il comunicato, chi l’ha letto e chi, invece, non ha ancora ricevuto il messaggio o non ha aperto la posta; in breve, ti salva dalle urgenze nella fase più critica del lavoro.