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Comunicati stampa via mail: come automatizzare gli invii


Mandare comunicati stampa via mail è attività molto frequente per un ufficio stampa. Ci sono buone prassi per fare in modo che la spedizione ai giornalisti sia efficace e ci sono, invece, abitudini che rischiano di compromettere l’invio e renderlo inutile. Per quanto strano possa sembrare, non tutti gli addetti stampa conoscono il modo migliore di inviare i comunicati. Non tutti, inoltre, scelgono il metodo più efficiente per automatizzare gli invii, ottimizzando risorse, tempo e lavoro.
La procedura per eseguire comunicati stampa via mail può sembrare molto semplice, ma, ad oggi, non lo è. La mole di messaggi che si accumulano nella casella di posta elettronica dei giornalisti è gigantesca: ci sono ostacoli di natura tecnica, ma non solo, che possono incidere sull’invio delle note stampa. Conoscerli diventa una priorità.

Comunicati stampa via mail: il mittente

Quale casella di posta elettronica hai scelto per l’invio della nota stampa? Molti uffici stampa scelgono un indirizzo di posta istituzionale, riconoscibile come un profilo destinato ai giornalisti, che include i termini press o ufficio stampa. Se la tua agenzia è conosciuta, sarà sufficiente il suo dominio, ma specifica nell’oggetto della mail che si tratta di un messaggio destinato alla stampa.
Se il tuo addetto stampa ha sviluppato relazioni personali con i giornalisti, potrà spendere con profitto il suo nome: tutti noi, infatti, leggiamo con preferenza i messaggi di persone che conosciamo già.
Da evitare, invece, caselle di posta elettronica che includono parole come marketing o ufficio pubblicità.
Attenzione a indirizzi mail che sono stati sfruttati in passato per invii massivi e a profili che sono stati inseriti in black list.

Mandare messaggi uno alla volta

Se il tuo addetto stampa conosce personalmente i suoi giornalisti, i più interessati alla notizia e i più importanti per il tuo lavoro, un metodo sicuramente efficace è la mail ad personam. In luogo della dicitura formale, e banale, del “comunicato stampa con preghiera di pubblicazione”, la nota stampa sarà un messaggio informale, preceduto da un saluto e da una sintesi chiara della notizia. È importante che il tono della mail sia sincero e che il rapporto con il giornalista sia autentico. Non si tratta della finta confidenza generata da un software per newsletter, con il nome di battesimo del giornalista e un testo fin troppo amichevole, uguale per tutti. Stiamo parlando di un messaggio vero, in cui il tuo addetto stampa parla al suo contatto come se fossero di fronte a un caffè.
Questo tipo di messaggi è il più efficace ma ha un difetto: richiede molto tempo e non è praticabile per corpose liste di contatti.

Come eseguire invii massivi

Nella maggior parte dei casi, dovrai mandare i comunicati stampa via mail a una discreta quantità di contatti e in tempi rapidi. Anche se si tratta di numeri più bassi rispetto alla spedizione di una newsletter, la lista contatti è troppo lunga perché sia possibile un invio manuale. Automatizzare gli invii diventa necessario.
Preso alla sprovvista, vorrai forse utilizzare un banale programma di posta e mandare i comunicati tramite Ccn. Farai copia e incolla da un elenco giornalisti compilato su un foglio Excel, a volte copiato in word, o acquistato da liste disponibili in Internet. Spesso non avrai tempo di controllare gli indirizzi estratti da Internet a uno a uno: di conseguenza, molti messaggi torneranno indietro con un messaggio di errore, altri saranno fagocitati dai filtri antispam del destinatario e non saranno mai letti.

Fai attenzione al database giornalisti

Il primo errore di questa procedura è tecnico. L’invio manuale dei comunicati stampa è soggetto a una serie di rischi e i programmi di posta elettronica non sono adatti a spedizioni massive. Puoi ovviare usando il software impostato per le newsletter aziendali, ma il secondo collo di bottiglia sta nel database giornalisti.

I tuoi contatti sono verificati?
Le liste a cui ti sei affidato sono Gdpr compliant?
Il database è aggiornato?

Se la tua lista è piena di buchi, mandare comunicati stampa via mail in modo efficace sarà impossibile. Ogni messaggio che non arriva a destinazione non è soltanto un lavoro inutile. Questi errori influenzano la tua reputazione di invio e possono fare in modo che il tuo comunicato sia bloccato in un filtro anti-spam. Se la tua casella di posta è stata inserita in una black list, sarà ancora più difficile recuperare.

Cosa succede se il tuo comunicato finisce nella cartella sbagliata

I giornalisti ricevono quotidianamente migliaia di messaggi di posta elettronica, non riescono di necessità a leggerli tutti. Che cosa succede, dunque, se il tuo comunicato viene recapitato, sì, ma finisce nella cartella destinata alle promozioni oppure viene filtrato dall’anti-spam? Non illuderti: il tuo comunicato stampa non verrà letto. La battaglia contro l’over-load di informazioni, il carico troppo pesante di mail che riceviamo tutti ogni giorno, è persa in partenza: puoi vincere, però, la battaglia contro i filtri anti-spam ed evitare che il tuo messaggio finisca nella posta indesiderata.
Anche a questo servono i comportamenti virtuosi che ti abbiamo segnalato:

  • non comprare indirizzi mail da database giornalisti sospetti,
  • non mandare mail in quantità indiscriminate e non selezionate
  • rispetta le regole della privacy.

Comunicati stampa via mail: usa una piattaforma dedicata

Quando mandi i comunicati stampa via mail hai bisogno di conciliare esigenze diverse. La tua notizia deve finire sul desk del giornalista giusto, al momento giusto e senza intoppi tecnici.
Riassumendo:

  • il tuo invio deve essere efficace
  • la spedizione dei comunicati deve essere veloce
  • il tuo elenco giornalisti deve essere selezionato e senza errori.

Esistono delle piattaforme specifiche, dedicate agli addetti stampa, che risolvono, in una unica soluzione, i due problemi più importanti dei comunicati stampa via mail: inviare comunicati in modo automatico e senza errori e utilizzare contatti di giornalisti verificati.
Trovagiornalisti è una di queste piattaforme, provala per un mese o scrivici per maggiori informazioni.