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Fare ufficio stampa ai tempi del Covid

Fare ufficio stampa ai tempi del Covid, lavorare in condizioni di emergenza, perseguire gli obiettivi di comunicazione aziendale mentre le notizie in tutto il mondo parlano solo di pandemia. Non è semplice vero?

Non lo è ora, negli ultimi mesi del 2020, con un alternarsi di notizie sull’andamento dei contagi e sulle conseguenti misure di lockdown e non lo sarà nel 2021.
Fare ufficio stampa ai tempi del Covid vuol dire rinunciare ad alcune pratiche consolidate di pubbliche relazioni, ma a cambiare è anche la tua strategia sui contenuti. In uno scenario di emergenza, una notizia che fino a questa mattina era potenzialmente in grado di essere pubblicata su tutti i giornali, nel pomeriggio potrebbe essere fuori contesto.

Fare ufficio stampa ai tempi del Covid: le notizie cambiano in fretta

Quando decidi il contenuto del comunicato stampa insieme al committente e quando pianifichi una strategia, devi essere sempre aggiornato sullo scenario.

A che cosa sono interessati i giornali oggi? Quali sono le vicende più importanti pubblicate dalle testate a cui vuoi rivolgerti?

Solo da questa analisi potrai condurre una stima sul grado di interesse che può suscitare il tuo comunicato stampa, mandato proprio in questo momento. È una valutazione che intraprendi, di solito, all’inizio del progetto di comunicazione: oggi però devi aggiornarla di continuo.
Se, ad esempio, il committente è un’azienda di mascherine, il comunicato sul nuovo modello e su un aumento di produzione era utilissimo a marzo 2020 ed è superato a settembre. Il comunicato su un webinar è oggi possibile, ma non sarà percepito come una novità. Sono parecchi i settori in cui dovrai aggiornare, orientare e rimodulare il contenuto del comunicato stampa seguendo gli sviluppi delle notizie di cronaca.

I tempi di lavoro sono compressi

I ritmi di lavoro sono compressi per tutti. Fare ufficio stampa ai tempi del Covid vuol dire lavorare in urgenza.
Sono di fretta i giornalisti, sono di fretta i rappresentanti istituzionali, sono di fretta i responsabili di vertice delle aziende e le persone che si interfacciano con l’addetto stampa. Il tuo committente del progetto di comunicazione è di fretta.
Quello che ti serve è una grande capacità di reazione, insieme a un supporto di metodo e uno di tecnologia. Usa le piattaforme giuste per lavorare, evita di perdere tempo, per esempio, con spedizioni manuali di comunicati stampa e database giornalisti raffazzonati.
Scegli il momento più opportuno per comunicare con i tuoi contatti, rispettando le scadenze delle redazioni. Seleziona canali a distanza, mail, messaggi e chiamate telefoniche pensando a che cosa è meglio per il destinatario: ti ringrazierà.

Studia le alternative

Saremo noiosi, ma vogliamo ricordarti quello che non si può fare, quando comunichi con i giornalisti e la pandemia è ancora in corso:

  • no a conferenze stampa in presenza
  • nessun viaggio stampa
  • vietati eventi e feste aziendali
  • chiuse fiere ed esposizioni commerciali.

La comunicazione a distanza è necessaria, ma seleziona con attenzione il canale più adatto alle tue esigenze. Studia formule nuove per tenere salda la relazione, ad esempio:

  • dirette on line per contatti numerosi
  • webinar, con la possibilità di domande e risposte, per piccoli gruppi
  • visite virtuali in azienda
  • brevi video informativi da pubblicare in modalità asincrona.

Ricorda che la qualità della comunicazione a distanza dipende dalla qualità della relazione che hai instaurato con le persone. Cura le digital relations con la stessa sensibilità e l’attenzione che usi con le relazioni pubbliche di persona.

Preparati alla comunicazione di crisi

Fare ufficio stampa ai tempi del Covid vuole dire anche proteggere l’azienda e la sua reputazione. Tenere nel cassetto un codice di buone prassi da attuare in caso di crisi è una buona idea: la policy va studiata in anticipo, prima che si verifichi un’esigenza urgente. Mandare messaggi chiari e univoci, definire il nome di un solo responsabile che parlerà alla stampa, rispondere in modo tempestivo sono alcune delle indicazioni essenziali.
Se fai comunicazione di crisi, perché è accaduto un fatto grave che riguarda la tua istituzione, perché un messaggio sui social network ha scatenato una reazione di risposte negative, ricorda di non cambiare modalità di relazione con i tuoi contatti consolidati. Usa coerenza e autorevolezza, non perdere la calma.
Comunica solo informazioni verificate e verificabili, controlla le fonti prima di utilizzarle.

Riduci il rumore, seleziona

La grande quantità di dati e informazioni disponibili, anche per i giornalisti, non è sempre positiva. C’è bisogno di contenuti importanti, non di rumore. I giornalisti lamentano da anni di avere caselle di posta elettronica piene di comunicati fuori contesto o, peggio, con notizie gonfiate ad arte, note stampa con toni inutilmente promozionali.
Fai la tua parte riducendo la mole di comunicazioni, selezionando gli invii e dando ai comunicati stampa il rilievo che meritano: non mandare note, dichiarazioni e commenti anche su fatti poco rilevanti, studia la frequenza degli interventi laddove possibile.
I giornalisti parlano di un comunicato quando vi trovano una notizia, di reale interesse per loro: questo resta il principio da seguire per fare ufficio stampa, anche ai tempi del Covid.