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Comunicare un evento on line durante la pandemia da Coronavirus

Comunicare un evento on line è sempre stato importante nel lavoro di agenzie e uffici stampa. Oggi però, mentre l’emergenza sanitaria da Covid-19 impone forme più o meno rigide di lockdown, creare dirette streaming, webinar, incontri sui social media è diventato fondamentale. Solo pochi mesi fa sono state annullate tutte le occasioni di incontri in presenza timidamente organizzati per l’autunno: fiere ed esposizioni commerciali, press day per i giornalisti, corsi di formazione.

Da addetto stampa e comunicatore, sei rassegnato al fatto che, ancora per un po’, la sola formula per organizzare un evento passerà da Internet.
Il problema principale, ora, sta nel rischio di saturazione: gli appuntamenti da remoto sono tanti, forse troppi.
Come comunicare un evento on line in modo strategico?

Comunicare un evento on line: gioca d’anticipo

Sul web tutto scorre veloce e le informazioni sono arrivate oltre la soglia del livello di guardia: l’attenzione delle persone è limitata, la memoria breve.
Proprio per questo devi progettare la comunicazione in modo mirato e in anticipo. Due sono le priorità.

  1. Programma la cadenza delle azioni per divulgare l’incontro. Inizia per tempo, ma soprattutto dai continuità al messaggio intensificandolo via via che ti avvicini alla data.
  2. Studia i canali che vuoi utilizzare. Se vuoi pubblicare la notizia sul sito aziendale, tieni sotto controllo indicizzazione e parole chiave. Quando lavori sui social network, verifica come funzionano gli algoritmi per raggiungere la visibilità che desideri. Se mandi inviti via mail, prepara database puliti, crea mailing list a prova di privacy e non spammare.

Come vedi, si tratta di azioni che richiedono tempo: devi eseguirle prima di iniziare a comunicare il tuo evento.

Pianifica la strategia insieme al team

Il tuo desiderio di pianificare il lavoro va in contrasto con le esigenze aziendali? Può accadere che, mentre tu avanzi la richiesta di organizzare la comunicazione con il giusto anticipo, gli altri responsabili coinvolti non siano pronti. Il grafico non ha ancora concluso la locandina, l’ufficio tecnico non ha perfezionato il prodotto, l’orario dipende dagli altri impegni della direzione. Per quanto sembri surreale, non sono rari i casi in cui manca una sincronia tra chi deve organizzare un evento on line e chi deve comunicarlo.

In realtà, a volte basta poco per risolvere il problema e iniziare comunque a comunicare. In un Save the date servono pochi dettagli, il primo post su Facebook potrebbe avere solo il logo dell’azienda e una data. È importante, invece, che organizzatori, tecnici, comunicatori operino in una sola squadra, da subito.

Annuncia il tuo evento

Proprio perché le dirette presenti sul web, in questo periodo, sono parecchie, le azioni per comunicare un evento on line rappresentano il nodo chiave. La definizione del tuo pubblico è importante, tanto quanto la scelta dei canali da usare. Ti lascio alcune domande guida per impostare la strategia.

  • È un webinar per gli addetti ai lavori?
  • Ha contenuti che possono interessare alla stampa?
  • È un incontro aperto a tutti?
  • È un dibattito pubblico su temi di attualità?
  • Si tratta di un evento culturale di tipo divulgativo?
  • Oppure è un press day dedicato ai giornalisti?

Ricorda che tono di voce e contenuto di ogni messaggio vanno commisurati al profilo del destinatario.
Il giornalista non ama i comunicati promozionali e non gradisce ricevere l’invito tra gli ultimi.
Il partner specializzato ha bisogno di informazioni precise.
Il largo pubblico può essere attratto da una buona comunicazione persuasiva. Se ben progettato, è utile affiancare, accanto a una comunicazione istituzionale, azioni per promuovere l’evento con investimenti pubblicitari.

Comunica l’evento via mail

Quando hai una lista di contatti consolidati a cui mandare l’invito, potrai scegliere se mandare mail collettive o personalizzate. Per le persone che conosci da molto tempo e con le quali hai un rapporto confidenziale, il messaggio diretto è la strada migliore. Spedire gli inviti via mail ad ampi gruppi di persone ti fa risparmiare tempo, ma è importante che tu scelga la giusta soluzione per non finire nei messaggi spam.
Se mandi il comunicato stampa dell’appuntamento on line, scegli solo le testate che possono essere interessate e che hanno pagine dedicate, come agende, segnalazioni, rubriche specifiche.

Non dimenticare le scadenze delle redazioni perché se mandi il comunicato troppo tardi non avrai alcuna possibilità di vedere articoli pubblicati. Ricorda che anche i giornali on line, per quanto siano più veloci della carta stampata, hanno tempi da rispettare: manda il comunicato almeno tre giorni prima della data prevista.

Che cosa fare durante la diretta

Mentre si svolge lo streaming, come comunicatore aziendale, addetto stampa o social media manager, devi monitorare la situazione. Il social media manager è la figura più impegnata in questa fase: segue la diretta, legge i commenti del pubblico, risponde nel caso di richieste di informazioni e di aiuto, interviene se sorgono polemiche o domande che aprono al conflitto.

Anche l’addetto stampa, però, è coinvolto, perché monitorando il pubblico che sta partecipando può intercettare dei giornalisti o può capitare che essi stessi si rivolgano a lui, proprio durante l’incontro on line.

Più in generale, il responsabile delle pubbliche relazioni digitali esamina se i partecipanti rispondono al profilo che si desiderava, se sono stati raggiunti gli obiettivi, se l’incontro suscita attenzione e commenti positivi.

Comunicare un evento on line: che cosa succede dopo

A diretta conclusa, è l’addetto stampa a seguire una parte importante del lavoro. Il comunicato stampa di sintesi, se previsto, va mandato subito, insieme alle immagini e al link della differita, se disponibile.
Si scelgono:

  • i contatti ai quali si era mandato l’invito,
  • i giornalisti che sono stati interpellati e hanno chiesto espressamente il materiale,
  • i redattori che in genere pubblicano resoconti dell’ultima ora o del settore.

Con i giornalisti dei periodici o di testate di approfondimento si può studiare un invio mirato, con una cartella stampa più corposa: le dichiarazioni dell’amministratore delegato, nel caso di un’azienda un company profile, un dossier più dettagliato sull’argomento.
Sempre l’addetto stampa raccoglie gli articoli pubblicati per una rassegna stampa che, se ha dato buoni risultati, può essere divulgata sul sito per aumentare la reputazione aziendale.

Hai altri suggerimenti per comunicare un evento on line? Scrivilo nei commenti