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Invio comunicati e uffici stampa on line a prezzi contenuti. Quante volte, da comunicatore aziendale, hai visto questa offerta sul web?
Sei alla vigilia di un importante lancio di prodotto, la direzione ha deciso all’ultimo di procedere con l’invio di un comunicato ai giornali e non hai più tempo per intraprendere un progetto sistematico di ufficio stampa o di assumere un responsabile dedicato.
La tentazione è grande: quasi vorresti affidarti a un servizio preconfezionato, che ti promette la revisione del testo del comunicato e l’invio automatico a liste di contatti.
Sulla carta, gli uffici stampa on line a basso costo hanno a disposizione migliaia di contatti e una piattaforma di spedizione pronta. In effetti è così: l’invio procede, ma gli articoli pubblicati si contano sulle dita di una mano. Che cosa non va?
Invio comunicati e uffici stampa on line: che cosa s’intende
Per il servizio di invio comunicati e uffici stampa on line non intendiamo i singoli database giornalisti, né i programmi per effettuare spedizioni, analoghi a quelli che, per esempio, utilizzi per la newsletter aziendali.
Di fatto, gli uffici stampa on line sono percepiti come alternativi alla soluzione di chiamare un addetto stampa o un’agenzia di comunicazione. Professionisti, piccole e medie imprese, società che per la prima volta si affacciano alla comunicazione con i media e che ancora non hanno un ufficio di relazioni pubbliche dedicato scelgono queste offerte, spesso a prezzi molto competitivi. Mentre l’agenzia di tipo tradizionale è abituata a chiedere cifre con molti zeri e contratti pluriennali, queste soluzioni sono flessibili, circoscritte nel tempo, veloci.
In fondo, basta scrivere un comunicato stampa e mandarlo alla piattaforma.
Hai mandato un comunicato stampa e nessuno ti risponde
Hai mandato un comunicato stampa e nessuno ti risponde? Nessuno pubblica la tua notizia? È un’esperienza molto comune se acquisti offerte dal web come l’invio di comunicati e gli uffici stampa on line.
Attenzione, l’errore non sta nella prassi di automatizzare gli invii, né nella scelta di pagare per un database giornalisti che non hai tempo di costruire da zero.
L’errore sta nel pensare che queste attività siano le sole da compiere per la tua comunicazione. Mandare i comunicati è una questione operativa. Recuperare indirizzi mail è un lavoro lungo, anche faticoso, se il tuo obiettivo è realizzare spedizioni su grandi numeri. Nessuna di queste azioni, però, è il primo passo di un ufficio stampa.
La priorità è la strategia.
Il tuo progetto di comunicazione
Per il responsabile di un ufficio stampa, la strategia è alla base di un piano di comunicazione. L’analisi preliminare considera più aspetti, tutt’altro che teorici. In concreto, vuol dire
- definire che tipo di visibilità è utile all’azienda;
- individuare le testate più opportune;
- decidere quale fatto aziendale è una notizia interessate per i giornali;
- scrivere il comunicato stampa orientando contenuti e tono di voce.
Elaborare un piano sulla base di questi obiettivi può essere facile o molto complesso: dipende dalla tipologia di azienda, da quello che vuole comunicare e non ultimo dalla contingenza che si trova a vivere, nel mercato e nel mondo dell’informazione.
Chi definisce la strategia? Deve essere una persona competente in relazioni esterne e ufficio stampa, di concerto con il committente.
Invio comunicati e uffici stampa on line: che succede
Se, trascinato dalla fretta, da comunicatore aziendale indugi su un servizio on line a basso costo, c’è un’alta probabilità che dimentichi la strategia. Le pagine web delle proposte di invio comunicati non ti ricordano questo passaggio, ma presumono che tu l’abbia già eseguito.
Alcuni uffici stampa on line enfatizzano l’importanza di scegliere i contatti giusti, la maggior parte ricorda con enfasi di avere database con grandi numeri. Manda il tuo comunicato a migliaia e migliaia di giornali: questo è il messaggio.
In alcuni casi, il servizio aggiunge l’opzione di stesura o di revisione del comunicato stampa.
I servizi di invio comunicati e uffici stampa on line non possono fare di più. Se, però, il comunicato riporta una notizia che non è interessante per i giornali, non sarà un servizio di revisione testi a renderlo più efficace.
Scegliere il contenuto del comunicato, comprendere quando e perché può richiamare l’attenzione dei media non è possibile in una piattaforma automatica.
Le relazioni dirette con i giornalisti
In molti casi, le proposte di invio comunicati e ufficio stampa on line non menzionano il contatto diretto con i giornali. In gergo le agenzie lo chiamano recall: è il momento in cui l’addetto stampa contatta il giornalista di persona e inizia un confronto reale con lui.
Al telefono, ma anche via mail o tramite altri canali, il giornalista dà un riscontro sulla press release che letto, chiede eventuale materiale di approfondimento, conferma se la notizia sarà pubblicata o se, invece, non comparirà.
Questa fase è decisiva per l’efficacia del comunicato stampa e per sondare la possibilità che venga pubblicato sui media.
Se, da comunicatore aziendale, ti affidi a un servizio on line, dovresti verificare se viene effettuato un recall e come viene eseguito: oppure, devi occupartene di persona.
Che cosa fa Trovagiornalisti
Che cosa fare, allora, per farsi notare dai giornalisti? Come si mandano i comunicati stampa?
Se hai rinunciato agli uffici stampa low cost, non per questo devi strutturare da solo, in modalità manuale, il database contatti e le tue mailing list. Le tecnologie per automatizzare gli invii, le liste contatti, se vengono da fonti autorevoli, sono un mezzo utile per raggiungere il tuo obiettivo.
Trovagiornalisti si presenta come uno strumento importante per accelerare il tuo lavoro di ricerca contatti e per mandare i comunicati stampa via mail in modo sicuro.
Non è un ufficio stampa automatico, perché questa soluzione non è possibile, ma è qualcosa di più coerente con una buona attività di comunicazione: un modo per potenziare e sostenere il tuo lavoro, dopo che l’hai pianificato.