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Inviare un comunicato stampa è inutile? Sì, può esserlo, se lavori senza un obiettivo ponderato e se sbagli destinatari. Il post di oggi suona come una provocazione, ma, vedrai, non è senza motivo. Definire un’attività di comunicazione ai giornali è soprattutto opera di strategia: se commetti un errore all’inizio, puoi ritrovarti con risultati scarsi alla fine.
Questo vuol dire che otterrai una rassegna stampa deludente, cioè un numero esiguo di articoli pubblicati sulla base della tua press release.
Perché accade?
La maggior parte dei fallimenti nei progetti di ufficio stampa nasce da una sottovalutazione della fase di invio dei comunicati. Mail spedite in quantità massiva, messaggi ridondanti al limite dello spam, imprecisioni nel database giornalisti sono all’origine dell’insuccesso di un comunicato.
Inviare un comunicato stampa è inutile se ne mandi troppi
Hai di sicuro dei buoni motivi per decidere di mandare una nota stampa a tanti giornalisti. Il tuo testo avrà bisogno di molti destinatari, ad esempio:
- se è una notizia molto importante, di un’azienda grande e conosciuta
- se è una risposta a un epic fail, un fatto che sta generando una crisi d’immagine
- quando l’argomento è trasversale, riguarda, cioè, giornali di ambiti differenti.
In tutti i casi, la richiesta del committente è di far arrivare il comunicato a quanti più giornali possibile. È precisamente lo scopo dell’ufficio stampa, ma va tradotto così:
manda il comunicato stampa a tutti i giornali che potenzialmente ne sono interessati.
Quando un comunicato stampa è efficace
Tutti noi siamo impressionati dai grandi numeri: un invio massiccio di mail può farti pensare che, per un semplice calcolo di probabilità, avrai un ampio successo in termini di articoli pubblicati. Oggi però le caselle di posta dei giornalisti sono sature, i ritmi di lavoro sono ridotti, i piani editoriali di alcune riviste seguono logiche diverse dalla sola ricerca della notizia.
La pratica di questi ultimi anni dimostra che mandare molti comunicati senza fare altri interventi, seguendo liste contatti zeppe di errori, con indirizzi non verificati e non selezionati con attenzione, non serve a nulla.
Di fatto, l’efficacia del tuo comunicato stampa non dipende dalla quantità di invii, ma dalla qualità delle tue mailing list.
Scegli i destinatari
Che tu abbia bisogno di grandi quantità di invii o di mailing list ristrette, in tutti i casi devi selezionare i destinatari. Inviare un comunicato stampa è inutile se il tuo database giornalisti è mal costruito.
Soprattutto quando hai bisogno di un invio massivo, sei forse tentato di utilizzare servizi di ufficio stampa on line a basso costo o liste chieste in prestito ad altri. Spesso hai poco tempo per controllare gli indirizzi che, di fatto, risulteranno sbagliati.
Un altro problema dei database a basso costo è l’alto numero di indirizzi mail delle segreterie di redazione: sono, spesso, le caselle dove si accumulano i messaggi in modo eccessivo. È meglio avere l’indirizzo di posta elettronica personale del destinatario, ma deve trattarsi del giornalista giusto, cioè, abituato a scrivere degli argomenti che tratti nel comunicato.
Non fare spamming
In alcuni casi, a poco serve anche avere mailing list corrette, abbondanti in numero, ben definite in relazione al tuo target, ma usate senza rigore nelle modalità di invio.
Alcuni esempi? Quando hai una notizia urgente da comunicare, il confine tra l’utilizzo eccessivo della posta elettronica e il tuo lavoro di ufficio stampa è labile. I giornalisti, però, sanno riconoscere quando stai diffondendo un contenuto davvero importante, che richiede un invio ripetuto, una telefonata in più e quando, invece, stai bleffando.
Non usare la scusa del comunicato urgente solo perché hai bisogno di ottenere un’uscita. Non insistere negli invii, anche quando hai la certezza che il tuo destinatario possa essere interessato alla notizia; piuttosto, indaga su eventuali urgenze redazionali in corso e verifica personalmente con lui se ha già ricevuto i tuoi messaggi.
Non forzare il tono di voce
Esagerare nei titoli o usare un tono enfatico nell’oggetto della mail può richiamare l’attenzione del giornalista? Forse sì, ma prima di rendere questa pratica un’abitudine chiediti se è questa l’immagine dell’ufficio stampa – e dell’azienda per la quale lavori – che vuoi comunicare ai tuoi giornalisti.
Alla lunga, un titolo pretestuoso, che allude a un presunto scandalo che si rivela poco importante, non dà al tuo comunicato una chance maggiore di essere pubblicato.
Valuta, soprattutto, lo stile e il palinsesto di ciascun giornale e scegli il giusto registro linguistico. Un giornale specializzato, un quotidiano economico-finanziario, un mensile culturale hanno sensibilità diverse rispetto alla stampa generalista.
Ricorda che, quando mandi un comunicato stampa via mail, il testo che scrivi nel campo oggetto viene esaminato dai programmi antispam e potrebbe essere bloccato, se non lo scrivi con attenzione.
Coltiva il contatto con i giornalisti
Il tuo comunicato stampa, una volta arrivato sulla scrivania del giornalista, può prendere due strade.
Una parte dei messaggi porta da sé i suoi risultati: il giornalista legge la nota stampa e ne ricava un articolo, a volte contattando l’ufficio stampa, a volte utilizzando il materiale che fa. Queste sono i primi articoli a entrare in rassegna stampa.
Una seconda parte dei comunicati ha bisogno di un contatto più assiduo tra addetto stampa e giornale. A volte il giornalista chiede più informazioni o desidera un’intervista, a volte è necessario che l’addetto stampa verifichi se la notizia è stata letta e se merita un approfondimento. Questa è la fase più delicata del lavoro e qui contano soprattutto le abilità di relazioni pubbliche dell’addetto stampa.
Come vedi l’operato dell’ufficio stampa non si limita a un semplice mandare dei comunicati. Prima, durante e dopo l’invio, è soprattutto la strategia a determinare il risultato della comunicazione. Se manca una pianificazione e se la mailing list giornalisti è impostata in modo scorretto, inviare un comunicato stampa è inutile per davvero.