Come aggiornare i database giornalisti ed evitare errori nelle mailing list

Come aggiornare i database giornalisti e, soprattutto, quando? Gli indirizzi email per i comunicati stampa sono il patrimonio più importante per un’agenzia di comunicazione, ma sono un tesoro effimero.
Il turn-over nelle testate giornalistiche, la crisi dell’editoria generalista e specializzata, le problematiche emerse con la pandemia e la riduzione del personale fisso in redazione: queste variabili hanno reso il database con le email dei giornalisti sempre meno definitivo.
Il problema sta nel fatto che, quando invii un comunicato stampa a una mailing list poco aggiornata, rischi una serie di conseguenze che possono compromettere il risultato del tuo lavoro. Sapere come aggiornare i database giornalisti non è un dettaglio, ma una necessità; sai anche che richiede tempo, lavoro, risorse e vorresti un metodo per farlo in modo efficiente.

Come aggiornare i database giornalisti e perché

Hai una lista contatti corposa e, all’interno di questa, un elenco di giornalisti che conosci da tempo. Ottieni rassegne stampa molto lusinghiere dopo ogni progetto di comunicazione e dunque il tuo lavoro di ufficio stampa va bene e gli articoli pubblicati sui giornali sono numerosi. In queste condizioni, può capitarti di pensare che gli aggiornamenti non siano necessari. Ti sei accorto che, fra i comunicati che mandi, c’è una parte di messaggi che tornano indietro, perché l’invio non è andato a buon fine, ma pensi che sia una conseguenza trascurabile e non te ne preoccupi. Si tratta di un errore.
È tuo dovere tenere la mailing list pulita, senza indirizzi mail sbagliati, perché:

• se continui a mandare messaggi a mail scorrette, crei le condizioni perché la tua casella di posta sia considerata poco affidabile
• un database poco controllato non è in regola con il GDPR.

Il fatto che tu non veda conseguenze immediate nel continuare a utilizzare elenchi non verificati non dice nulla. Sul lungo periodo, il tuo lavoro di comunicazione perderà i suoi punti di forza, se non sai come aggiornare i database giornalisti.

Ogni quanto tempo si controllano le mailing list

Quando predisporre la verifica dei contatti? Ci sono aree editoriali che cambiano spesso e altre che restano costanti per anni. Molti giornalisti assunti nelle redazioni ricoprono il loro ruolo a lungo, ma accanto a loro ci sono collaboratori, free-lance, giornalisti esperti, che hanno un percorso professionale vario e sono più difficili da raggiungere. Anche i giornali on line possono essere molto variabili: alcuni siti web spariscono in fretta, ma ci sono anche testate che crescono o che nel tempo cambiano linea editoriale.
Un’indicazione utile è non lasciare passare più di dodici mesi tra una completa verifica degli indirizzi e l’altra e condurre monitoraggi parziali, nei differenti segmenti del database, anche ogni sei-otto mesi.
In ogni caso, il tuo elenco contatti deve essere controllato prima di programmare l’invio di una press release.

Che cosa controllare nella lista contatti

Ai fini di un corretto invio dei comunicati stampa, il primo elemento da controllare è l’indirizzo di posta elettronica, ma non è il solo. Verifica quindi:

• ruolo del giornalista e suoi interessi professionali
• sede della redazione
• recapiti telefonici
• eventuali profili social.

Per capire come aggiornare i database giornalisti, ricorda che non è importante solo avere un indirizzo mail corretto. Niente è più spiacevole per un giornalista e inutile per un ufficio stampa che mandare un comunicato poco pertinente. Un esempio è un giornalista che ha conservato il suo indirizzo mail, ma che oggi scrive di tutt’altro, rispetto a quando l’hai conosciuto la prima volta. Se non aggiorni la tua mailing list in modo completo, corri il rischio di mandargli notizie che non gli interessano e che non saranno pubblicate.

Come aggiornare i database? Vecchi e nuovi sistemi

Ora che sai tutto quello che devi monitorare, come procedi? Sino a qualche decennio fa, nelle agenzie di comunicazione la verifica della lista contatti si conduceva in modo molto tradizionale: gli addetti stampa più giovani contattavano, al telefono, tutte le redazioni.
Alcune strutture molto conosciute utilizzavano un monitoraggio via mail, ma non tutte le redazioni mandavano risposta e un contatto telefonico era comunque previsto. È in questa fase che, pensando alla quantità di tempo e risorse da dedicare all’aggiornamento, sei di nuovo tentato da utilizzare soluzioni di invio comunicati e uffici stampa on line a basso costo.

La prospettiva di utilizzare mailing list preimpostate ti sembra una soluzione e in effetti lo è, a patto di scegliere bene, però, la piattaforma.

Come scegliere le liste contatti on line

Appoggiarsi a un database giornalisti on line potrebbe risolvere una buona parte dei problemi di aggiornamento dei contatti. Fai attenzione, però, all’autorevolezza della piattaforma. Se pensi di risparmiare tempo rivolgendoti a offerte di ufficio stampa a costo ridotto e servizi di invio di comunicati stampa gratis, non avrai sufficienti garanzie sulla qualità degli elenchi.
Quando decidi di pagare per una piattaforma che comprende mailing list dei giornalisti, verifica come vengono trattati i dati.
Chiedi conferma che gli elenchi siano GDPR compliant e che siano costantemente aggiornati. Presta attenzione ai risultati dell’invio dei comunicati stampa in termini di risposte, mail lette e ricevute, messaggi rispediti al mittente.

Monitora i tuoi contatti

Se hai capito come aggiornare i database giornalisti affidandoti a un servizio esterno, hai risolto una prima metà dei problemi. Non pensare, però, che automatizzare gli invii con un abbonamento ti sollevi dal compito più importante come ufficio stampa. Il database on line ti aiuta a gestire le mailing list e a mandare i comunicati stampa, ma il rapporto con i giornalisti è compito tuo.
È dalle tue relazioni personali che nasce la conoscenza più proficua delle testate e dei giornalisti ed è sempre dalle tue relazioni che scoprirai, per i tuoi contatti più importanti, quando cambieranno sede o inizieranno una nuova collaborazione.
Sarà sempre tuo compito, inoltre, osservare il mondo editoriale tenendoti informato delle novità negli ambiti di tuo interesse e tenere d’occhio quello che pubblicato i giornalisti sui loro profili social.

In altre parole, fai digital relations e restare aggiornati sul mondo del giornalismo non sarà più un problema.