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Eventi in presenza post Covid-19: come si organizzano

Gli eventi in presenza dopo il Covid-19 sono tra gli appuntamenti più attesi per la seconda metà del 2021. Dopo mesi di webinar e dirette streaming, il desiderio di incontrarsi di persona è molto sentito e le regole meno severe per le zone gialle e bianche agevolano l’organizzazione di eventi aziendali e di press tour.
Se su piccoli gruppi e in alcune aree specifiche gli eventi sono già iniziati, il progredire della bella stagione e i dati confortanti sul calo dei contagi fanno presagire una ripresa degli incontri a tutti i livelli.
Oltre al rispetto delle regole di sicurezza, però, se organizzi eventi in presenza dopo il Covid-19 dovrai tenere presente una serie di fattori, formali e informali, e gestire le relazioni con i tuoi ospiti in modo differente rispetto a come eri abituato prima della pandemia.

Eventi in presenza post Covid-19: scegli la sede

Dal momento che il numero degli invitati deve rispettare le regole del distanziamento sociale, la scelta della location è decisiva. Se organizzi una conferenza stampa o un press day sei portato a privilegiare uno spazio facilmente raggiungibile dai giornalisti e, prima del Covid-19, poteva trattarsi del tuo primo criterio di scelta. Oggi devi prestare attenzione soprattutto agli spazi che ospiteranno il tuo evento:

  • dai la priorità a locali con ambienti all’aperto
  • valuta le dimensioni degli ambienti chiusi e la presenza di molti punti di ricambio d’aria
  • privilegia location che hanno anticamere ampie, più ingressi o locali per distribuire e smistare il flusso di persone
  • verifica che la location abbia connessioni e attrezzature per trasmettere in streaming.

Seleziona i tuoi invitati

Quando, scelta la sede, sai quanti invitati è possibile chiamare a raccolta, fai una lista dei giornalisti che desideri per il tuo incontro, se è una conferenza stampa o dei partner e collaboratori, se organizzi un evento business. È importante che tu abbia mailing list accurate, prive di errori a partire dalle quali potrai discriminare i contatti migliori.
I tradizionali passaggi che segui quando organizzi un evento devono essere curati in anticipo:

  • manda il save the date a un numero selezionato di invitati
  • gestisci i contatti successivi in modo da essere sicuro del numero degli accrediti.

La gestione di eventi in presenza post Covid richiede più attenzione in questa fase, perché gli invitati dovranno prenotarsi e non sarà possibile accettare un numero oltre il limite stabilito.
Al tempo stesso, considera la possibilità di gestire eventi ibridi, con una diretta on line da seguire per chi non assiste dal vivo.

Crea un contesto sicuro

Conosci le procedure per organizzare eventi in presenza e rispettare le regole anti-contagio. Tieni un elenco degli iscritti, misura la temperatura, metti a disposizione gel igienizzante per tutti. Eppure, seguire alla lettera la normativa di sicurezza contro il rischio di infezione da Covid-19 non basta.
Il tuo ruolo, in qualità di responsabile dell’ufficio stampa e di pubbliche relazioni, è creare un’atmosfera sicura, non solo dal punto di vista formale.

Dopo quasi due anni di emergenza sanitaria, i tuoi invitati sono cambiati: molti sono insofferenti e non sopportano più di sottostare alle regole, altri hanno timore di ogni situazione potenzialmente a rischio.

Quando fai allestire la sala per il tuo evento, quando stabilisci i percorsi di ingresso e di uscita, quando assegni un responsabile per ogni locale, pensa soprattutto a come far sentire tranquilli i tuoi ospiti.
Rafforza i contatti con gli invitati, prenditi del tempo per parlare con loro, crea uno spazio accogliente.

Buone abitudini con i giornalisti

Se organizzi una conferenza stampa, ricorda che i giornalisti sono tra gli ospiti più sensibili ai disservizi: sono osservatori pignoli e rappresentano l’ultima categoria a cui creare un disagio. Quali esperienze li innervosiscono maggiormente? In caso di eventi in presenza, fai in modo che non si verifichino queste situazioni:

  • attese eccessive;
  • assenza di controllo
  • difetti nelle procedure di sicurezza
  • carenza di personale dedicato a coordinare l’evento.

Cosa fare dopo l’evento

A evento finito, mantieni salda la relazione con i giornalisti assicurandoti:

  • che abbiano apprezzato l’evento
  • che abbiano il press kit e le informazioni necessarie per scrivere l’articolo
  • che abbiano le fotografie e i credits relativi.

Ricorda di consolidare il contatto anche con i giornalisti che hanno seguito la diretta on line; assicurati che abbiano il materiale necessario per scrivere l’articolo e proponi interviste personalizzate. Mantieni alta l’attenzione sui canali social postando fotografie e report sull’evento e pubblicando la rassegna stampa.

Hai altri dubbi per organizzare eventi in presenza nel 2021? Scrivici