Contatti giornalisti e recall: consigli per gli addetti stampa

Contatti giornalisti corretti, recall efficaci. Sono le due prassi più importanti per un ufficio stampa e, al tempo stesso, le attività più difficili. Se per le mailing list a cui mandare il comunicato stampa c’è il supporto delle piattaforme on line, per avere un riscontro la soluzione migliore è, ancora oggi, la telefonata diretta. Eppure, tanto, in queste due fasi del lavoro di comunicazione, si gioca il successo del tuo comunicato, quanto è probabile commettere degli errori.
Tutte le agenzie sanno come si gestisce un database giornalisti e conoscono l’importanza dei contatti diretti ma tutte, almeno una volta, hanno sbagliato strategia. Il Covid19 ha peggiorato una situazione già precaria e oggi in molti si chiedono se ha ancora senso condurre i recall. Da dove cominciare?

Contatti giornalisti e recall: la tradizione

La professione dell’addetto stampa è nata diversi anni prima del web. L’elenco giornalisti era presente, sulle scrivanie degli addetti stampa, quando i comunicati si mandavano via posta e via fax e il recall telefonico è stato adoperato, in modo massivo ed efficace, almeno fino agli anni Novanta.
Con il web era facile aspettarsi un’evoluzione nel metodo di lavoro, eppure, questo è avvenuto solo in parte. I contatti giornalisti sono diventati mailing list, ma l’inattesa possibilità di mandare, in un clic, centinaia di comunicati, è stata fraintesa. Mandare il comunicato stampa è diventato facile, troppo facile, e la selezione dei destinatari è venuta meno.
Infine, alcuni uffici stampa hanno pensato che la posta elettronica, come mezzo di comunicazione in tempo reale, fosse utile anche per gestire le conversazioni successive e, per un primo periodo, la nuova pratica funzionava.

Fare ufficio stampa dopo il Covid19

Quando il Covid19 ha cambiato le nostre vite, il lavoro tradizionale dell’ufficio stampa non era più lo stesso da tempo. La pandemia ha poi svuotato le redazioni mostrando in modo evidente che il ruolo dell’addetto stampa doveva cambiare.
Trovare un giornalista seduto al suo desk, in attesa della tua telefonata di addetto stampa, era già difficile: da quando nelle redazioni si è diffuso lo smartworking, è quasi impossibile.
Le caselle di posta sono sature, oramai da diversi anni, e non è più possibile lavorare in modo fluido secondo lo schema:

• prepari la mailing list per i comunicati stampa
• mandi il comunicato
• fai chiamare, dalla segretaria o dall’addetto stampa principiante, le redazioni.

I recall sono ancora efficaci?

Se, sconfortato dalla tua attività di addetto stampa, ti chiedi se è ancora utile chiamare i giornalisti, dovrai rispondere, a malincuore, di sì. I recall sono tuttora la pratica più importante per un ufficio stampa e quella che più decide dell’esito del lavoro. Mandare un comunicato stampa senza chiedere nessun riscontro o contattare i giornalisti fa ancora la differenza.
Eppure, sai di non potere procedere più come facevi prima.
Le prime tappe da non dimenticare:

• verifica i contatti dei giornalisti
• pianifica e programma le telefonate.

Verifica i contatti dei giornalisti

Il monitoraggio costante delle mailing list dovrebbe già essere di routine nell’ufficio stampa. Quando decidi di chiamare i giornalisti, devi essere sicuro del fatto che hai mandato il comunicato alla persona giusta e alla testata giusta.
Un recall efficace non deve perdere tempo a controllare, al telefono, quello che avresti già dovuto sapere con database puliti e privi di errori. Controlla, in particolare:

• nominativi
• indirizzi di posta elettronica
• recapiti telefonici e di sede
• qualifica e ambiti di interesse.

Se usi elenchi giornalisti on line o se mandi comunicati da una piattaforma dovresti essere al riparo dagli errori più grossolani, a patto, però, di aver scelto mailing list autorevoli.

Fai digital relations

In modo costante, quando lavori a un progetto di comunicazione, puoi seguire i tuoi giornalisti sul web e sui canali social. Leggi cosa postano sui loro profili e se hai un contatto più stretto con loro, aggiornati sul procedere della loro carriera, dei loro ambiti professionali e degli argomenti di cui scrivono più volentieri: ti aiuterà a conoscerli e a gestire meglio la relazione con loro.
Quando programmi le telefonate, seleziona i nomi dei professionisti che più ti interessano. La scelta sarà a tua discrezione: c’è chi ha pochi contatti e li chiama tutti, chi comincia dalle persone più difficili da trovare, chi invece parte dai suoi contatti più stretti.
Alcune pratiche, comunque, sono da evitare:

• affidare il recall a persone inesperte o principianti
• chiamare all’orario sbagliato, in misura dei tempi delle redazioni
• chiamare quando è troppo tardi, rispetto alla notizia (per esempio in caso di comunicati stampa di eventi).

Il recall funziona se c’è una notizia

Per migliorare il tuo rapporto con i giornalisti, segui i consigli del collega esperto di relazioni pubbliche. Parte del risultato dei recall si deve alla tua capacità di persuasione ma attenzione, non si tratta di un atto gratuito. Il tuo compito è far vedere la notizia, mostrarla agli occhi del giornalista nelle sue caratteristiche principali, in quelle che per lui sono importanti:

• novità
• unicità,
• capacità di interessare i lettori.

Sapere convincere le persone è una dote, ma convincerai un giornalista solo se il tuo comunicato stampa ha una buona notizia per lui. In caso contrario, il tuo contatto potrebbe assecondarti all’inizio, ma poi decidere di non pubblicare.

Se il contatto non si fa al telefono

Oggi hai diverse possibilità di contattare il tuo giornalista: dal telefono della redazione – quando è in redazione – , al messaggio su Whatsapp – se hai il tuo telefono cellulare – sino a Messenger di Facebook e altri canali social. La telefonata diretta con il giornalista è la pratica che porta i risultati maggiori, ma in misura delle circostanze puoi adottare altri sistemi.

1) La richiesta di conferma via mail è formale quanto basta per essere adoperata anche con giornalisti che conosci poco. Non tutti hanno tempo di rispondere, ma hai più probabilità di successo se mandi un messaggio personalizzato, breve e conciso.
2) I messaggi su telefono cellulare sono perfetti per i contatti stretti e buoni anche in altri casi, a patto di non abusarne.
3) Le applicazioni di messaggistica dei social network sono una soluzione per raggiungere alcuni giornalisti che sono spesso fuori redazione. Usali non prima di aver conosciuto il modo in cui il giornalista utilizza il canale social (ad esempo se frequenta spesso il canale, se ha un carattere riservato o aperto, eccetera).

Hai altre domande su come gestire i contatti giornalisti e i recall? Scrivici